PLANA Business Cloud 

DMS

Централизирано Управление на Документи

PLANA Business Cloud предлага интуитивно централизирано управление на документи, което значително улеснява организацията и достъпа до всички важни документи на Вашата компания. Системата предоставя възможност на екипите да качват, съхраняват и споделят различни файлове, всички на една сигурна и интегрирана платформа. Възможността за съвместна работа върху документи в реално време осигурява безпроблемна комуникация и подобрява ефективността на екипите. Лесно индексиране и мощни търсачки позволяват бързо и ефективно намиране на нужните документи, като спестяват време и усилия в процеса на работа.

Системата поддържа версии на документи, което предоставя възможност за проследяване на всички промени и гарантира, че винаги се работи с актуална информация. Това е ключово за предотвратяване на грешки и за гарантиране на високо качество на работата. Платформата е напълно съвместима с регулаторните изисквания за съхранение на документи, което означава, че всички файлове ще бъдат безопасно съхранени и архивирани. Тези функции не само улесняват вътрешните процеси, но и осигуряват защита на чувствителни данни, като спазват всички нормативни изисквания.
 

Работни потоци, базирани на време

 PLANA Business Cloud предоставя изключително полезни функционалности за автоматизация на процесите в компанията чрез работни потоци, управлявани от времеви събития. Тези работни потоци дават възможност за задаване на конкретни стъпки, които се изпълняват автоматично в точно определено време или при постигане на специфични условия. Това включва изпращане на напомняния за важни дейности, стартиране на нови задачи за екипите или изпълнение на проверки, които са базирани на предварително зададени правила. Системата дава възможност за лесно създаване на сценарии, които да се адаптират към нуждите на компанията и да осигурят максимална автоматизация на бизнес процесите.

Автоматизацията на работните потоци значително намалява риска от човешки грешки, като позволява на служителите да се съсредоточат върху по-важни задачи, а не върху повтарящи се административни дейности. В допълнение, тези работни потоци подобряват проследяването на напредъка и ефективността на изпълнението на задачи в различни екипи. Това е особено полезно за големи организации, които трябва да се справят с множество паралелни процеси, като да осигуряват проследимост и отчетност в реално време.

Time-driven workflows, или работни потоци, базирани на време, значително подобряват управлението на времето в организацията. Те позволяват на мениджърите да планират и синхронизират дейностите си по начин, който да минимизира пропуски и забавяния. Тези работни потоци също така увеличават ефективността на екипите, като осигуряват навременно изпълнение на задачите и подпомагат спазването на поставените крайни срокове. В крайна сметка, използването на работни потоци, управлявани от време, е стратегически подход, който оптимизира ресурсите и процесите на компанията.

Архив

PLANA Business Cloud предлага мощен и сигурен архив, който осигурява дългосрочно съхранение на данни и документи, адаптирано към нуждите на съвременния бизнес. Архивът е създаден с мисъл за ефективност и сигурност, предоставяйки възможност за категоризация и организиране на информацията по различни критерии. Благодарение на гъвкавите опции за настройка, можете да съхранявате документи в съответствие със специфичните регулации и политики на вашата компания, като същевременно се гарантира, че архивът отговаря на всички законови изисквания.

Една от ключовите характеристики на архива е неговата способност за бързо и лесно извличане на информация. Потребителите могат да търсят документи по ключови думи, дати или други зададени параметри, което значително улеснява достъпа до исторически данни. Тази функция е от изключителна важност за счетоводни и данъчни справки, както и за управление на документи, свързани с регулаторни изисквания. Системата гарантира, че вашият бизнес ще има навременен достъп до точната информация, когато е необходима.

Сигурността на данните е централен приоритет за PLANA Business Cloud. Архивът използва усъвършенствани технологии за криптиране, за да защити съхраняваните документи от неоторизиран достъп. Освен това, се осигурява надеждна защита срещу загуба на данни чрез редундантно съхранение и регулярни резервни копия. С PLANA Business Cloud вашата компания получава цялостно решение за дългосрочно управление на документи, което съчетава сигурност, лесен достъп и пълно съответствие с регулаторните изисквания.