Aircon, водеща компания в областта на хладилното оборудване, климатичните и вентилационни системи с представителства в България и Германия, имаше нужда от съдействие при оптимизацията на вътрешните си процеси.
Сложната структура на счетоводни, финансови, HR и инвентарни операции изискваше интегрирана система, която да създаде ефективност и гъвкавост в управлението на бизнеса. Тук се намесихме ние, ПЛАНА Сълюшънс.
Как постигнахме общата си крайна цел?
Всеки проект, по който работи екипът на ПЛАНА Сълюшънс, преминава през няколко етапа. В случая с Aircon те бяха следните:
(Показваме само заглавията на етапите с възможност чрез клик да се види и останалата информация)
След разговори и задълбочено проучване на текущите процеси на Aircon, екипът на ПЛАНА Сълюшънс създаде план за внедряване на система за централизирано управление. Целта бе да обхване всички ключови дейности – счетоводство, финанси, управление на човешки ресурси, инвентар, складови наличности, както и поръчки и разписки в реално време. Освен това фирмата имаше вече съществуващ уебсайт, който искаха да бъде добавен в цялостната система.
Нашият екип интегрира модерна ERP/CRM система, обхващаща всички операции на Aircon. Това включваше решения за управление на инвентара и складирането в реално време, като осигурихме проследяване и възможности за оптимизация на складовите наличности. Допълнително беше внедрена система за управление на поръчките и разписките, която автоматизира и улесни процеса.
Направен беше още един уебсайт за Aircon, който свързахме директно с новата система, а вече съществуващият беше включен със съответната интеграция.
За да се подобри обслужването на клиенти, беше добавен модул за управление на сервиза, който следи за всички сервизни дейности и улеснява комуникацията между отделите.
Добавен беше модул, с който се следи дори състоянието на служебните автомобили на фирмата. Той дава възможност да се събира информация от пътни листи, годишни прегледи и т.н.
Всички отделни модули са свързани и работят като един общ краен продукт, в услуга на служителите в България и Германия и висшия мениджмънт на фирмата.
Осигурихме детайлно обучение на екипа на Aircon, като всеки служител получи възможност да тества новата система преди официалното ѝ въвеждане в експлоатация. Тази подготовка гарантира плавен преход и повиши увереността на служителите в използването на новите технологии.
Какви ползи донесе сътрудничеството с ПЛАНА Сълюшънс?
- Централизирано управление на ключовите бизнес процеси в две представителства (България и Германия);
- Подобрено проследяване на складовите наличности в реално време;
- Автоматизирано управление на поръчките;
- Автоматизация на почти всички счетоводни процеси;
- Улеснено управление на сервизните дейности;
- Намалено време за обработка на административни задачи.
Тази интеграция не само оптимизира операциите на Aircon, но също така доведе до значителни спестявания на време и ресурси. Това позволява на компанията да се фокусира върху разширяването на бизнеса, подобряването на клиентското обслужване и дава възможност за вземането на информирани стратегически решения.
- Комуникация с клиенти и масово изпращане на имейли;
- Контакти;
- Административна документация;
- Покупки;
- Продажби – свързан с двата сайта на фирмата;
- Склад – наличности и движения;
- Сервиз;
- Счетоводство;
- Автопарк;
- Отпуски;
- Служители;