Трансформация на процесите в ТРЕЙС Груп Холд с ERP система PLANA Business Cloud
Въведение
В сложния свят на строителството, ТРЕЙС се утвърждава като водеща компания, която привлича внимание както в България, така и в Сърбия, Румъния и Гърция. Осъзнавайки нуждата от единна и модерна система за управление на нарастващите си процеси, ТРЕЙС Груп Холд започна да си сътрудничи с ПЛАНА Сълюшънс, за да внедри системата PLANA Business Cloud ERP. Тя интегрира счетоводство, финанси, човешки ресурси, управление на документи, снабдяване на обекти, инвентар в реално време като предлага същевременно и усъвършенствано управление на активи, проследяване на присъствията и финансово консолидиране.
Предизвикателството
„Трейс Груп Холд“ се сблъсква с предизвикателството да управлява все по-голям от обем от информация и операции с прехвърлянето си на пазара извън страната. Поради тази причина всеки нов проект носи възможности за оптимизация на логистичните и административните процеси.
Със задоволство наблюдаваме участието си в нови значими инфраструктурни проекти, което подчертава нуждата от иновации и координирани решения, разказват от холдинга. Въпреки че преди срещата им с ПЛАНА Сълюшънс, процесите, разчитащи на ръцете на служителите, все още играят роля, има желание за намаляване на времето за отчитане и минимизиране на рисковете от човешка грешка.
Отдел “Човешки ресурси” с успешно управляват хиляди служители в различни държави, но и имат нужда от оптимизиране на документацията като оценяват, че въвеждане на централизирана система за управление на документите (DMS) би допринесла за улесняване на достъпа и подобряване на ефективността.
За нуждата от трансформиращо решение, за да се запази растежа и конкурентните предимства, признават и от ръководството на „Трейс Груп Холд“. Ясна е и визията: да се обединят операциите в рамките на една надеждна система, която да предоставя информация в реално време, да оптимизира процесите и да подпомага безпроблемното сътрудничество между всички отдели и клонове.
За това и „Трейс Груп Холд“ се обърнаха към ПЛАНА Сълюшънс с определени идеи за своята ERP система, чиито основни нужди са:
- да интегрира счетоводните, финансовите и HR операции;
- да разработи надеждна DMS за централизирано съхранение на документи и достъп до тях;
- да позволи автоматизиране на данъчните счетоводни процеси;
- да осигурява управление на инвентара и отчитане на потреблението на материали в реално време;
- да позволява създаването и управлението на поръчки, както и материални разписки в реално време;
- да се внедри усъвършенстван модул за управление и проследяване на всички активи;
- да бъде включена функция, позволяваща отчитането на присъствие и работно време, което пък да позволи ефективно управление на работната сила;
- включването на функция, която дава информация за проследяване на уменията и предишния професионален опит на служителите;
- да осигури безпроблемно потребителско изживяване за над 300 потребители в три държави;
- да направи възможно консолидиране за всички дружества на холдинга;
Какво направихме ние, от ПЛАНА Сълюшънс, за да отговорим на нуждите на „Трейс Груп Холд“?
Проектът започна с подробна оценка на съществуващите процеси. Плана Солюшънс проведе подробни работни срещи с основните заинтересовани страни, за да разбере техните уникални нужди и предизвикателства.
Този подход на сътрудничество гарантира, че решението ще съответства напълно на стратегическите цели на „Трейс Груп Холд“
Фазата на проектиране включваше изготвяне на план, който съпоставя съществуващите работни процеси с нуждите на новата система. Това даде възможност системата да бъде адаптирана към специфичните изисквания на “Трейс Груп Холд“, особено по отношение на автоматизирането на данъчното счетоводство, интегрирането на функциите за управление на човешките ресурси, управлението на складовите наличности в реално време и въвеждането на усъвършенствани функции за управление на активите и присъствието.
Осигуряването на точността и целостта на финансовите данни, данните за човешките ресурси, документите и активите беше от решаващо значение.
Екипът на “Трейс Груп Холд“ щателно изчисти и валидира данните, преди да ги прехвърли в новата система, подкрепен от стриктно тестване, за да се гарантира безпроблемна интеграция.
Управлението на промените беше от ключово значение за успеха на проекта.
От Плана Солюшънс реализирахме цялостни програми за обучение на екипите по финанси, човешки ресурси, проекти, управление на запасите и управление на активите. Непрекъснатата подкрепа и механизмите за обратна връзка помогнаха да се осигури плавен преход.
Подробното пилотно тестване гарантира, че системата отговаря на всички изисквания и беше внедрена в цялата организация с минимални смущения. Интеграцията беше направена за над 300 потребители в три държави в една централизирана система.
Финансова интеграция и ефективност
Оптимизирани финансови процеси
Интеграцията на ERP системата PLANA Business Cloud доведе до значителни подобрения във финансовите операции на “Трейс Груп Холд“ - автоматизацията на финансовите процеси, включително бюджетиране, прогнозиране и финансова отчетност, даде възможност за по-точни и навременни финансови данни. Това подобри способността на компанията да взема информирани стратегически решения и да бъде в съответствие с нормативните изисквания.
Автоматизирано данъчно счетоводство
Автоматизирането на процесите в тази сфера, намали ръчното натоварване и сведе до минимум риска от грешки. Системата осигури своевременно спазване на местните данъчни разпоредби в различните държави, като намали вероятността от глоби и санкции. Тази автоматизация също така даде възможност на финансовия екип да се съсредоточи върху по-стратегически задачи, като например финансово планиране и анализ.
Централизиране на финанси и счетоводство
Тази консолидация позволи на “Трейс Груп Холд“ да рационализира и централизира финансовата отчетност на своите дъщерни дружества като изсясни цялостното финансово състояние на холдинга.
Системата подобри ефективността на вътрешнофирмените транзакции и съгласувания, като намали административните разходи и подобри финансовата прозрачност.
Влияние върху оперативната дейност
Усъвършенствано управление на човешките ресурси
Интегрираният модул за отдел “Човешки ресурси” подобри управлението на договорите на служителите, отпуските, работното време и присъствието.
Функцията за присъствие позволи на служителите да се регистрират в и от помещенията на компанията. Това гарантира точното проследяване на работните часове и подобрява точността на заплатите. Освен това функцията за управление на опита позволи на служителите да качват и описват предишния си професионален опит и умения, създавайки цялостна база данни за управление и развитие на талантите.
С централизираните данни за отдел “Човешки ресурси” достъпът и управлението станаха безпроблемни, което доведе до подобряване на ефективността и удовлетвореността на служителите.
Ефективно управление на документите
Системата DMS осигури на “Трейс Груп Холд“ централизирано хранилище за всички документи, достъпно за всички клонове в Сърбия, Румъния и Гърция. Това подобри извличането и управлението им като повиши оперативната ефективност. Системата също така поддържа контрол на версиите и одитни пътеки, като гарантира, че всички документи са актуални и съответстват на регулаторните изисквания.
Управление на инвентара в реално време
Едно от най-значимите предимства на новата ERP система е възможността за управление на наличностите в реално време. Всички отдели, работещи на строителните обекти, можеха да докладват ежедневното потребление на материали директно на счетоводния отдел. Тази видимост гарантира ефективно използване на ресурсите и своевременно попълване на запасите, което намали закъсненията на проектите и недостига на материали.
Усъвършенствано управление на активи
Усъвършенстваният модул за управление на активите позволи на “Трейс Груп Холд“ ефективно да проследява и управлява над 2000 актива, включително превозни средства и машини. Модулът предоставя данни в реално време за състоянието на активите, застраховките, ремонтите и графиците за поддръжка, като осигурява оптимално използване на активите и намалява времето за престой.
Стратегическо вземане на решения
Информирано вземане на решения
Достъпът в реално време до данни за финансите, човешките ресурси, доставките, инвентара и активите позволява вземането на информирани решения. Централизираната система насърчаваше по-добрата координация между отделите и клоновете, създавайки по- добра работна среда. А възможността за генериране на изчерпателни отчети и информационни табла позволи на ръководството да следи ключовите показатели за ефективност (KPI) и да взема решения, основани на данни.
Подобрено финансово планиране
Интегрирането на усъвършенствани инструменти за финансово планиране в ERP системата подобри способността на “Трейс Груп Холд“ да прогнозира бъдещите си финансови резултати. Възможностите за анализ на сценарии и прогнозно моделиране позволиха на компанията да оценява различни стратегии и да прави проактивни корекции, за да се придържа към финансовите си цели.
Заключение
Внедряването на ERP системата PLANA Business Cloud е важен етап от трансформацията на “Трейс Груп Холд“. Чрез интегриране и автоматизиране на критични функции, от холдинга заявяват устойчив растеж и конкурентоспособност в строителния бранш. Истинският успех на този проект се крие в безпроблемното сътрудничество между всички участници в реално време.
В три държави, повече от 300 потребители, сега работят в хармония, подпомагани от стабилна, централизирана система, която обединява всеки аспект от дейността им. Това е доказателство за силата на технологиите в помощ на дейността на една голяма организация.
Това проучване беше осъществено благодарение на всеотдайната работа на екипа на ПЛАНА Сълюшънс и активното сътрудничество на ръководството и служителите на „Трейс Груп Холд“.