Payhawk е водеща платформа за управление на корпоративни разходи, която улеснява компаниите в контрола и оптимизацията на финансовите им процеси чрез модерни дигитални решения.
Предизвикателството:
Много компании, включително и клиентите на Payhawk, срещат трудности с традиционните ръчни процеси в счетоводството като например: предаване на фактури за фирмени плащания от страна на служителите, пътни листи и документи за разходите. Всички те са отнемащи време и източник на грешки. Липсата на автоматизирани решения води до затруднено управление и проследяване на разходите, което възпрепятства ефективността на финансовите операции.
Как постигнахме резултат?
Автоматизацията на счетоводните процеси се реализира в три основни стъпки:
В този етап анализирахме основните нужди на Payhawk, за да подобрим съществуващите финансови процеси за техните клиенти. Определихме и основните цели на нашето партньорство, включително оптимизиране и ефективно управление на разходите.
- Автоматизиране на процесите по плащане на сметки: Целта беше да се намали ръчното въвеждане на данни, да се сведат до минимум грешките и да се рационализират процесите, свързани с отчитането на разходите, осчетоводяване на разходи и банка без човешка намеса, управлението на фактурите и съгласуването на плащанията.
- Подобряване на видимостта в реално време: Предоставяне на достъп на фирмите в реално време до изчерпателни данни за разходите в техните организации. По този начин се дава възможност за по-добър бюджетен контрол и контрол на задълженията.
- Оптимизиране на финансовите процеси: Чрез комбиниране на функциите за управление на разходите на Payhawk с надеждните счетоводни възможности на Odoo, партньорството цели да подобри управлението на паричните потоци и цялостната оперативна ефективност.
- Осигуряване на съответствие и сигурност: Поддържането на съответствие с международните стандарти за сигурност и местните регулаторни изисквания е от решаващо значение за гарантиране на сигурно финансово управление.
В този етап от общата ни работа, внедрихме възможностите за дигитални разходни отчети и интегрирахме разплащателни карти, осигуряващи плавен преход и пълен контрол върху транзакциите и проследимостта.
Екипът на ПЛАНА Сълюшънс интегрира платформата за управление на разходите на Payhawk със счетоводния модул Odoo. Тази интеграция осигури безпроблемен поток от данни между двете системи, позволявайки автоматично осчетоводяване на разходи и синхронизиране на данни.
Отличителна черта на тази интеграция беше двупосочната синхронизация в реално време между Payhawk и Odoo. Тази функция гарантира, че партньорите, категориите разходи и анализите се актуализират и в двете платформи, осигурявайки цялостен и точен финансов поглед.
Системата даде възможност да бъдат конфигурирани персонални работни потоци, за да бъдат съобразени със специфичните нужди и структури на бизнеса на клиентите. Това гарантира, че всички разходи се разглеждат и одобряват бързо и точно, отразявайки уникалните оперативни нужди на всеки бизнес.
Бяха проведени обучения за финансовите екипи на клиентите на Payhawk в тестова среда, осигурявайки безпроблемното приемане на интегрираната система, увеличавайки потенциалните ѝ ползи и гарантирайки, че потребителите умеят да използват всички функции.
С цел да се отстранят всички възникнали затруднения своевременно, бяха осигурени непрекъснат мониторинг и поддръжка. Като по този начин се гарантира ефективно управление на задълженията. Тази поддръжка беше от решаващо значение за безпроблемното функциониране на системата.
Ползи и резултати за клиентите на ПЛАНА Сълюшънс и Payhawk:
- Подобрена автоматизация: Намалено ръчно въвеждане, което води до по-малко грешки.
- Видимост в реално време: Достъп до информация за разходите, позволяваща информирани решения.
- Оптимизирани потоци: Рационализирани финансови операции за по-голяма ефективност.
- Двупосочна синхронизация: Актуализирани данни в двете системи, осигуряващи синхронност.
- Съответствие и сигурност: Гарантирана защита и спазване на регулаторните изисквания.
- Засилен контрол: Управление на разходите с възможност за одобрение..
- Оперативни ползи: Подобрено управление на паричните потоци и стратегическо вземане на решения.
Използвани модули:
В този проект са внедрени модули за автоматизация на счетоводството, управление на разходите и дигитални разплащания, които осигуряват цялостна трансформация на процесите.
Сътрудничеството между ПЛАНА Сълюшънс и Payhawk интегрира платформата за управление на разходите на Payhawk със счетоводния модул на Odoo. Това успешно предоставя цялостно и автоматизирано решение за осчетоводяване на разходи и банкови операции без човешка намеса.