В съвременния бизнес свят, който става все по-бърз, ефективното управление на документи е ключът към успеха на бизнеса. С нарастването на обема на информацията и необходимостта от незабавен достъп, използването на система за управление на документи (DMS) се превърна в основен фактор за максимизиране на бизнес процесите.
Добре структурираната DMS помага на бизнеса да автоматизира работния процес, да подобри сътрудничеството и да отговори на нормативните изисквания в отрасъла. При положение че организациите възприемат цифровата трансформация, наличието на добра DMS, интегрирана с тяхната система за планиране на ресурсите на предприятието (ERP), може да бъде мощно конкурентно предимство.
Какво представлява DMS?
Системата за управление на документи (DMS) е програмно приложение, което улеснява електронното съхраняване, организиране и наблюдение на хартиени документи и техните електронни копия. DMS има централизирана библиотека, която улеснява достъпа, споделянето и опазването. Вместо да разчитат на голям брой системи за съхранение на файлове, прикачени файлове по електронна поща или хартиени документи, фирмите могат да внедрят DMS, за да поддържат управлението на документите си добре структурирана и организирана методология.
Продуктите DMS са предназначени да улесняват ефективното извличане на документи, контрола на версиите и автоматизацията на работните процеси, което ги прави незаменими за организации с голям обем документи. DMS намаляват риска от загуба на данни, налагат правилните привилегии за достъп и рационализират задачите за обработка на документи между отделите.
Основни функции на DMS
- Единно хранилище за документи: Единно, организирано място, където се съхраняват всички бизнес документи на едно място, така че да могат да се извличат лесно и бързо.
- Разширено търсене: Мощно индексиране и маркиране на метаданни, които позволяват незабавно намиране на файловете.
- Контрол на версиите и одитни пътеки: Поддържа целостта и съответствието на документите чрез проследяване на промените и пълна история на редакциите и записи за одобрение.
- Автоматизирани работни потоци: Позволява на организациите да определят и контролират процесите на одобрение на документи, като намаляват човешката намеса и повишават ефективността.
- Контрол на достъпа и сигурност: Контрол и управление на достъпа: Достъп, базиран на ролите, който подпомага защитата на чувствителна информация и предоставянето на достъп само на упълномощен персонал.
- Съответствие с нормативните изисквания: Помага на организациите да спазват отрасловите разпоредби, като GDPR, ISO 27001, HIPAA и т.н., като гарантира спазването на подходящи процедури за контрол на документите.
Предимства на централизираното управление на документи
Повишена ефективност и производителност
DMS премахва необходимостта от ръчно търсене на документи, като спестява на служителите време, изразходвано за намиране на файлове. Това позволява на екипите да се концентрират върху дейности с висока стойност, а не върху административни задачи. Процесите на одобряване на документи стават безпроблемни чрез автоматизирани работни потоци, като се елиминират забавянията и затрудненията в работата.
Усъвършенствано сътрудничество
В съвременните фирми служителите работят заедно от различни отдели и дори офиси. DMS позволява на множество автори да работят заедно върху общ документ в реално време, като спомага за по-добра координация и ефективна комуникация. Възможностите за създаване на версии предотвратяват излишъците и объркването и поддържат всички синхронизирани.
Сигурност на данните и контрол на достъпа
Защитата на чувствителна бизнес информация е от решаващо значение. DMS осигурява усъвършенствано криптиране, контрол на достъпа и многофакторно удостоверяване за защита на документите. Компаниите могат да ограничават достъпа до и да променят кой вижда или актуализира определени документи чрез създаване на потребителски роли и разрешения, като по този начин намаляват риска от нарушаване на сигурността на данните или от експлоатация.
Готовност за съответствие и одит
Голяма част от фирмите имат правила за сигурност и съхранение на документи, които трябва да се спазват в индустрията. DMS помага на компаниите да поддържат точни записи, да проследяват промените в документите и да генерират одитни доклади, когато е необходимо. Това дава възможност за лесно спазване на законовите и регулаторните изисквания.
Спестяване на разходи и опазване на околната среда
Лишаването от хартия с DMS намалява разходите за печат, съхранение и административни разходи. Тя също така свежда до минимум въздействието върху околната среда, като намалява използването на хартия, в съответствие с целите за устойчиво развитие. Чрез дигитализиране на записите предприятията могат да спестят физическо офис пространство, заемано от шкафове за документи и складови помещения.
DMS от Plana Business Cloud
Нашият продукт, Plana Business Cloud, се предлага със стабилна DMS, която осигурява цялостно решение за управление на документи, позволявайки на бизнеса да постигне по-голяма ефективност и сигурност.
1. Централизирано управление на документи
Всички ваши бизнес документи се съхраняват на едно сигурно място, достъпно по всяко време и от всяко устройство. Системата поддържа организирано управление на файловете с функции за метаданни и маркиране за лесно извличане.
2. Автоматизирани работни потоци и одобрения
Намалете ръчната документация чрез автоматизиране на процесите на одобрение на документи. Настройте предварително дефинирани бизнес процеси, които насочват документите към съответните заинтересовани страни за одобрение и подписване, като по този начин се избягват пречките по пътя и се постига по-бърз отговор.
3. Сигурно архивиране на документи
Дългосрочното съхранение на документи е гарантирано. Plana Business Cloud осигурява функции за сигурно архивиране, които предпазват от неволна загуба, кибератаки и загуба на данни.
4. Безпроблемна интеграция с ERP и други бизнес системи
Нашата DMS се интегрира и с ERP приложения, CRM инструменти и счетоводен софтуер, като позволява свободен обмен на данни между различни бизнес приложения. Това оптимизира цялостната оперативна ефективност и дава възможност за безпроблемно сътрудничество в екип.
5. Потребителски роли и гъвкавост на контрола на достъпа
Организациите, които внедряват Plana Business Cloud, могат да настроят контрол на достъпа, базиран на роли (RBAC), за да определят кой може да създава, редактира, чете или изтрива определен документ. Това гарантира сигурността на данните и предотвратява неоторизираното използване на чувствителна информация.
Защо да изберете Plana Business Cloud за управление на документи?
Мащабируемост: Нашата DMS расте заедно с вашия бизнес, като увеличава обема на обработваните документи безпроблемно.
Лесен потребителски интерфейс: Прост, удобен за ползване интерфейс, изискващ малко обучение.
Възможности за работа в облак и на място: Използвайте облачно хранилище за отдалечен достъп или локално хранилище за най-голям контрол.
Ангажимент за поддръжка: Нашите добре обучени специалисти по поддръжката гарантират винаги лесно внедряване и работа.
Подсигурете бъдещето на бизнеса си с най-съвременна DMS
Внедряването на DMS като част от вашата ERP конфигурация не само увеличава управлението на документите, но и организационната производителност като цяло. Плана Бизнес Клауд ви предоставя интегрирано решение, базирано на вашите бизнес нужди, което подпомага устойчивия растеж и оперативното съвършенство.
За повече информация относно нашите DMS решения и как можете да ги внедрите във вашата организация, вижте това видео, разгледайте тук или се свържете се директно с нас .